Unterschriftsprozess digitalisieren: Wie KMU Angebote und Verträge schneller abschliessen

Warum der Abschluss oft nicht an der Unterschrift scheitert

Viele Unternehmen denken beim digitalen Unterzeichnen zuerst an die Signatur selbst. In der Praxis entsteht die Verzögerung aber häufig früher oder später: Das Angebot liegt ungelesen im Posteingang, der falsche Ansprechpartner wurde gewählt, ein zweiter Unterzeichner fehlt oder niemand weiss, ob bereits nachgefasst werden sollte.

Ein digitaler Unterschriftsprozess löst deshalb nicht nur die Frage, wie ein Dokument unterschrieben wird. Er strukturiert den gesamten Abschluss von der Vorbereitung bis zur Ablage. Genau hier entsteht für KMU der grössere Nutzen: weniger manuelle Koordination, weniger Medienbrüche und mehr Transparenz.

• Das PDF wird per E-Mail verschickt, aber niemand weiss, ob es schon geöffnet wurde.
• Mehrere Empfänger müssen unterschreiben, doch Reihenfolge und Zuständigkeit sind unklar.
• Nachfassen passiert manuell und oft erst, wenn der Abschluss bereits verzögert ist.
• Das unterschriebene Dokument, das Protokoll und der Status liegen nicht am selben Ort.
• Angebote werden im ERP erstellt, aber der Signaturprozess läuft daneben in einem separaten Ablauf.

Was ein guter digitaler Closing-Prozess leisten sollte

Ein guter Closing-Prozess ist für Absender und Empfänger leicht verständlich. Er reduziert Reibung und macht den Fortschritt sichtbar. Besonders wichtig ist, dass der Empfänger nicht zuerst ein Konto erstellen oder ein Tool verstehen muss. Der Ablauf sollte ihn direkt zum nächsten sinnvollen Schritt führen.

EES ist die Signaturstufe, Closing ist der Workflow

Für viele alltägliche Geschäftsdokumente in der Schweiz kann eine einfache elektronische Signatur (EES) ausreichen. Dazu gehören häufig Offerten, Auftragsbestätigungen, Dienstleistungsverträge, NDAs oder interne Freigaben. Entscheidend ist, dass der Ablauf nachvollziehbar dokumentiert wird.

Die Signaturstufe beantwortet die rechtliche und technische Frage der Unterzeichnung. Der Closing-Workflow beantwortet die operative Frage: Wie kommt das Dokument schnell, sauber und nachvollziehbar zum Abschluss?

Aktivitätstracking macht Abschlüsse steuerbar

Ohne Aktivitätstracking bleibt der Abschluss unsichtbar. Wurde die Einladung zugestellt? Hat der Kunde das Dokument geöffnet? Fehlt noch eine Unterschrift? Ist der Link abgelaufen? Diese Informationen helfen Teams, nicht zu früh und nicht zu spät nachzufassen.

DoSign unterstützt diesen Ansatz mit einem Aktivitätsverlauf, Dokumentstatus und nachvollziehbaren Ereignissen. Dadurch wird aus dem reinen Signieren ein steuerbarer Abschlussprozess.

Ein praxistauglicher Ablauf für KMU

1. Dokument oder Angebot aus dem bestehenden System übernehmen.
2. Empfänger prüfen und Signaturfelder an den richtigen Stellen platzieren.
3. Persönlichen Signaturlink versenden und den Status verfolgen.
4. Bei Verzögerung automatisch oder gezielt erinnern.
5. Nach Abschluss PDF, Protokoll und Closing-Informationen sichern oder zurückspielen.

Warum Integrationen den Abschluss beschleunigen

Viele Angebote und Rechnungen entstehen bereits in bestehenden Systemen. Wenn der Signaturprozess daneben separat läuft, entstehen doppelte Arbeit und Fehlerquellen. Darum lohnt es sich, digitale Signaturen mit den Werkzeugen zu verbinden, in denen Dokumente ohnehin erstellt werden.

DoSign kann Dokumente aus bexio, MOCO, CashCtrl, Smallinvoice und weclapp in den digitalen Signaturprozess übernehmen. Je nach Integration werden signierte PDFs, Protokolle, Statusaktionen oder Kommentare wieder zurückgegeben. Zusätzlich lassen sich Abläufe über Zapier mit weiteren Apps verbinden.

Checkliste: So verbessern Sie Ihren Unterschriftsprozess

Bevor ein Unternehmen eine Signaturlösung auswählt, lohnt sich ein Blick auf den gesamten Abschlussprozess. Diese Fragen helfen bei der Einordnung:

• Wie viele Dokumente wurden versendet, geöffnet und abgeschlossen?
• Wo bleiben Abschlüsse liegen?
• Welche Dokumenttypen brauchen am meisten Nachfassarbeit?
• Welche Integrationen sparen im Alltag manuelle Schritte?

Wer diese Punkte kennt, kann digitale Signaturen gezielter einsetzen. Das Ziel ist nicht einfach ein anderes Unterschriftsfeld, sondern ein schnellerer und besser dokumentierter Abschluss.