Entscheidend sind jedoch der konkrete Vertragsinhalt, allfällige Formabreden und die Frage, wie sich die Zustimmung der Vertragsparteien später nachweisen lässt.
Was ist eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)?
NDA steht für Non-Disclosure Agreement, auf Deutsch Geheimhaltungsvereinbarung oder Vertraulichkeitsvereinbarung. Mit einem NDA verpflichten sich eine oder mehrere Parteien, bestimmte Informationen vertraulich zu behandeln und sie nur für vereinbarte Zwecke zu verwenden.
Solche Vereinbarungen kommen beispielsweise zum Einsatz, wenn:
- Zwei Unternehmen verhandeln über eine mögliche Zusammenarbeit.
- Eine Agentur erhält Zugriff auf vertrauliche Kundendaten.
- Ein Softwareentwickler soll technische Dokumentationen oder Quellcode einsehen.
- Ein Unternehmen legt Geschäftszahlen im Rahmen einer möglichen Übernahme offen.
- Externe Berater werden in interne Prozesse oder Geschäftsstrategien eingebunden.
Ein NDA kann einseitig oder gegenseitig ausgestaltet sein. Bei einer einseitigen Geheimhaltungsvereinbarung verpflichtet sich hauptsächlich die empfangende Partei zur Vertraulichkeit. Bei einem gegenseitigen NDA übernehmen beide Parteien entsprechende Verpflichtungen.
Ein NDA ersetzt dabei weder technische Sicherheitsmassnahmen noch die sorgfältige Auswahl der Personen, die Zugriff auf vertrauliche Informationen erhalten.
Ist eine digital unterschriebene Geheimhaltungsvereinbarung in der Schweiz rechtsgültig?
In der Schweiz gilt gemäss Artikel 11 Absatz 1 des Obligationenrechts (OR) grundsätzlich die Formfreiheit. Verträge benötigen nur dann eine besondere Form, wenn das Gesetz dies vorschreibt.
Eine gewöhnliche, eigenständige Geheimhaltungsvereinbarung unterliegt grundsätzlich keiner gesetzlichen Schriftform. Sie kann daher auch elektronisch vereinbart werden, sofern die allgemeinen Voraussetzungen eines wirksamen Vertrags erfüllt sind.
Eine handschriftliche Unterschrift ist für eine solche formfreie Vereinbarung nicht zwingend erforderlich. Trotzdem ist eine nachvollziehbar dokumentierte Zustimmung empfehlenswert. Sie hilft insbesondere dann, wenn später strittig wird, ob und mit welchem Inhalt eine Geheimhaltungspflicht vereinbart wurde.
Wichtig sind allerdings drei Ausnahmen beziehungsweise Einschränkungen:
Die Parteien können für den Abschluss oder Änderungen einer Vereinbarung selbst eine bestimmte Form vorsehen. Gemäss Artikel 16 OR kann eine solche Formabrede rechtliche Auswirkungen auf das Zustandekommen des Vertrags haben. Verlangt eine Vereinbarung ausdrücklich eine eigenhändige Unterschrift, darf nicht ohne Weiteres davon ausgegangen werden, dass eine einfache elektronische Signatur ausreicht.
Enthält das Dokument neben der Geheimhaltung weitere Verpflichtungen, können dafür besondere gesetzliche Anforderungen gelten. Ein Beispiel ist die Vereinbarung eines arbeitsrechtlichen Konkurrenzverbots, für das eine gesetzliche Schriftform vorgeschrieben ist.
Sind Parteien aus unterschiedlichen Ländern beteiligt, muss geprüft werden, welches Recht anwendbar ist und welche Formvorschriften dieses Recht vorsieht.
Welche elektronische Signatur eignet sich für ein NDA?
In der Praxis werden häufig drei Bezeichnungen unterschieden:
Eine EES kann beispielsweise durch eine elektronische Zustimmung oder einen entsprechenden Unterzeichnungsvorgang innerhalb einer Online-Anwendung erfolgen. Für ein NDA ohne gesetzliche oder vertraglich entgegenstehende Formvorschriften kann diese Signaturart ausreichen. Die Nachvollziehbarkeit hängt unter anderem davon ab, wie der Anbieter den Vorgang dokumentiert und ob die beteiligten Personen verlässlich zugeordnet werden können.
Eine FES erfüllt zusätzliche technische Anforderungen, insbesondere hinsichtlich der Zuordnung zur unterzeichnenden Person und der Erkennbarkeit nachträglicher Datenänderungen. Die konkrete Sicherheit und Beweiskraft hängen von der technischen Umsetzung und den verwendeten Identifikationsverfahren ab. Die Bezeichnung FES allein garantiert keine bestimmte Qualität des Identitätsnachweises.
Eine QES mit qualifiziertem elektronischem Zeitstempel ist gemäss Artikel 14 Absatz 2bis OR der eigenhändigen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. Sie unterliegt den Anforderungen des Bundesgesetzes über die elektronische Signatur (ZertES), unter anderem einem qualifizierten Zertifikat einer in der Schweiz anerkannten Anbieterin. Für ein gewöhnliches formfreies NDA ist eine QES nicht generell vorgeschrieben, kann sich aber bei erhöhten Risiken anbieten.
Was sollte eine Geheimhaltungsvereinbarung enthalten?
Eine wirksame Geheimhaltungsvereinbarung hängt nicht allein von der Unterschrift ab. Auch der Inhalt muss zum jeweiligen Geschäftsverhältnis passen. Bei der Ausarbeitung sollten insbesondere folgende Punkte berücksichtigt werden:
- Vertragsparteien: Wer verpflichtet sich zur Geheimhaltung? Bei Unternehmen sollte klar sein, welche Gesellschaften beteiligt sind und wer für sie handelt.
- Vertrauliche Informationen: Welche Daten, Unterlagen oder Kenntnisse fallen unter die Geheimhaltung? Dazu können technische Informationen, Geschäftsstrategien, Kundenlisten oder nicht öffentliche Finanzdaten gehören.
- Zulässige Verwendung: Für welchen konkreten Zweck dürfen die Informationen verwendet werden?
- Weitergabe an Dritte: Unter welchen Voraussetzungen dürfen Mitarbeitende, externe Berater oder andere berechtigte Personen Informationen erhalten?
- Ausnahmen: Wie werden bereits öffentlich bekannte, rechtmässig zuvor bekannte oder unabhängig entwickelte Informationen behandelt? Was gilt bei gesetzlichen Offenlegungspflichten?
- Dauer: Wie lange besteht die Geheimhaltungspflicht, auch nach Abschluss der Zusammenarbeit? Die Dauer sollte sachgerecht und auf die zu schützenden Informationen abgestimmt sein.
- Rückgabe und Löschung: Was geschieht mit erhaltenen Unterlagen und Kopien nach Beendigung der Zusammenarbeit? Gesetzliche Aufbewahrungspflichten müssen gegebenenfalls berücksichtigt werden.
- Folgen einer Vertragsverletzung: Soll eine Konventionalstrafe vereinbart werden? Ihre Ausgestaltung ist sorgfältig zu prüfen. Nach Artikel 163 Absatz 3 OR kann ein Gericht übermässig hohe Konventionalstrafen herabsetzen.
Auch die Rechtswahl und ein allfälliger Gerichtsstand können relevant sein, insbesondere bei grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen. Bei wirtschaftlich bedeutsamen Vereinbarungen empfiehlt sich eine individuelle juristische Prüfung.
Geheimhaltungsvereinbarung mit dosign.ch elektronisch unterschreiben lassen
Mit dosign.ch lassen sich PDF-Dokumente online zur elektronischen Unterschrift versenden. Der Dienst bietet einfache elektronische Signaturen (EES) und eignet sich insbesondere für Dokumente, bei denen diese Signaturart rechtlich ausreichend ist. Der Ablauf funktioniert in wenigen Schritten:
- NDA vorbereiten: Erstellen Sie Ihre Geheimhaltungsvereinbarung und speichern Sie die endgültige Fassung als PDF. Prüfen Sie vor dem Versand, ob sämtliche Vertragsparteien, Pflichten und vereinbarten Formvorschriften korrekt berücksichtigt sind.
- PDF in dosign hochladen: Melden Sie sich bei dosign.ch an, laden Sie das Dokument hoch und legen Sie die vorgesehenen Unterzeichner fest.
- Unterschriftsfelder platzieren: Positionieren Sie die benötigten Signaturfelder im PDF und ordnen Sie diese den jeweiligen Empfängern zu.
- Einladung versenden: Die Empfänger erhalten einen persönlichen Link und können das Dokument direkt im Browser prüfen und elektronisch unterzeichnen. Sie benötigen dafür weder ein eigenes dosign-Konto noch eine zusätzliche App.
- Dokumentation sichern: Nach Abschluss stehen das finale PDF und ein Unterzeichnungsprotokoll zum Download bereit. dosign dokumentiert den Vorgang unter anderem mit Zeitangaben, einem SHA-256-Prüfwert und einem Zeitstempel nach RFC 3161.
Diese technischen Nachweise können helfen, den Ablauf und die Unverändertheit des finalen Dokuments nachzuvollziehen. Sie stellen jedoch keinen qualifizierten Identitätsnachweis dar und ersetzen keine QES. dosign prüft die Identität oder Vertretungsberechtigung der Unterzeichner nicht selbst.
Soll das NDA von mehreren Personen innerhalb desselben PDF-Signaturvorgangs unterschrieben werden, ist ein entsprechender Tarif erforderlich. Das kostenlose Free-Abo erlaubt derzeit einen Unterzeichner pro Dokument; mehrere Unterzeichner sind in Solo und Business enthalten.
Datenschutz und Vertraulichkeit beim digitalen NDA
Gerade bei Geheimhaltungsvereinbarungen ist nicht nur die Unterzeichnung wichtig, sondern auch der verantwortungsvolle Umgang mit den Dokumenten.
dosign.ch gibt an, die Plattform sowie hochgeladene Dokumente und Signaturdaten in der Schweiz zu hosten. Die Übertragung erfolgt TLS-verschlüsselt. Bevor vertrauliche Dokumente auf einer externen Plattform verarbeitet werden, sollten Unternehmen dennoch prüfen, ob die Nutzung mit bestehenden Geheimhaltungspflichten, ihren Datenschutzanforderungen und internen Sicherheitsrichtlinien vereinbar ist.
Besonders sensible Informationen sollten ausschliesslich mit berechtigten Personen geteilt werden. Ausserdem sollten abgeschlossene Dokumente und Unterzeichnungsprotokolle eigenständig und geschützt archiviert werden. dosign ist gemäss seinen AGB kein dauerhaftes Dokumentenarchiv.
Fazit: NDAs digital abschliessen und nachvollziehbar dokumentieren
Gewöhnliche Geheimhaltungsvereinbarungen können in der Schweiz grundsätzlich elektronisch abgeschlossen werden. Eine handschriftliche Unterschrift ist nicht automatisch erforderlich.
Entscheidend ist, dass die Vereinbarung inhaltlich korrekt ausgestaltet ist, sämtliche relevanten Formvorschriften eingehalten werden und sich die Zustimmung der Parteien möglichst zuverlässig dokumentieren lässt. Mit dosign.ch können Unternehmen geeignete Geheimhaltungsvereinbarungen als PDF zur einfachen elektronischen Unterschrift versenden und den abgeschlossenen Vorgang mit technischen Nachweisen dokumentieren.
